SAF-T (406)

Declaratia 406

Generarea declaratiei SAF-T 406 presupune parcurgerea mai multor pasi de pregatire, verificare si validare a informatiilor declarate.

In vederea pregatirii, completarii si a generarii declaratiei  SAF-T 406, va recomandam, in cazul in care nu ati facut deja acest lucru, sa consultati legislatia si ghidurile puse la dispozitie de catre ANAF:

• Pagina SAF-T pe de site-ul ANAF: ANAF SAF-T;

• Schema xls ce contine numeroase elemente de ghidaj/asistenta pentru depunerea acestei declaratii;

• Documentul de asistenta pentru pregatirea/depunerea SAF-T;

• Ghidul contribuabilului;

Declaratia 406 este o raportare financiar-contabila, lunara sau trimestriala. Aceasta raportare standardizeaza transferul de informatii intre autoritatile fiscale si contribuabili. Totodata, D406 ofera autoritatilor accesul la date din evidenta contabila si fiscala ale contribuabililor, stocate si prelucrate in mediul electronic.

Informatia solicitata de catre autoritatile fiscale, prin intermediul declaratiei D406, acopera aproape intreaga contabilitate a unei societati.

In sectiunea B a declaratiei, unde sunt condensate toate informatiile contabile ale companiei pentru perioada de raportare, sunt 3 module:

• Fisiere Master
• Inregistrari Contabile
• Documente Sursa

Modulele Fisiere Master si Documente Sursa sunt impartite la randul lor in mai multe submodule, fiecare submodul avand informatii adiacente pe care contribuabilul trebuie sa le completeze.

Lista de informatii care vor fi transmise prin Declaratia informativa D406 lunara sau trimestriala:

• Sectiunea Header (Antet) – informatii generale despre fisier, numele sistemului software care l-a generat, numele companiei pentru care a fost depus SAF-T;
• Fisierele Master – aceasta sectiune contine subsectiuni precum:

- Conturi Contabile Registrul Jurnal – contine informatii despre conturile contabile din Registrul jurnal precum cont, descriere cont, tip cont, sold initial debitor/creditor, sold fnal debitor/creditor; in aceasta sectiune se vor prelua toate conturile contabile care au bifata optiunea Foloseste in SAF-T;

- Clienti – date de identificare(denumire, adresa, cod de inregistrare fiscala), cont contabil, soldul inițial si final debitor/creditor; in aceasta sectiune se vor prelua toti clientii activi cu sold sau rulaj in perioada de raportare din Balanta contabila cu subiect partener; clientul va avea alocat un cod generat pe baza unor reguli care vor fi detaliate in pasul “Parteneri”; acest cod va fi aocat peste tot in declaratie unde vor exista tranzactii pe client;

- Furnizori – date de identificare(denumire, adresa, cod de inregistrare fiscala), cont contabil, soldul inițial si final debitor/creditor; in aceasta sectiune se vor prelua toti furnizorii activi cu sold sau rulaj in perioada de raportare din Balanta contabila cu subiect partener;

- Tabela Taxe – contine informatii specifice despre taxe; in aceasta sectiune se vor prelua toate asocierile active de taxe;

- Tabela Unitatilor de Masura – contine detalii cu privire la unitatile de masura utilizate de contribuabil; in aceasta sectiune se vor prelua toate unitatile de masura asociate produselor cu miscari in luna;

- Produse – contine informatii precum cod produs, descriere, incadrare tarifara(Cod NC), unitate de masura; in aceasta sectiune se vor prelua toate produsele cu miscari in luna;

• Inregistrari contabile – Registrul Jurnal – informatii referitoare la inregistrarile contabile, la nivel de tranzactie, numarul de identificare al tranzactiei, data, descrierea notei contabile, recordedid – nr de identificare al liniei tranzactiei, CustomerID/SupplierID (atunci cand nu sunt operatiuni legate de client / furnizor se raporteaza codul generat al contribuabilului raportor), contul contabil mapat conform nomenclatorului de conturi contabile pus la dispozitie de ANAF,informatii despre taxe si codificarea acestora acolo unde este cazul.
• Documente Sursa – aceasta sectiune contine subsectiuni precum:

- Facturi de vanzare – vor fi preluate toate facturile de vanzare si facturile din bon fiscal, exceptie facand facturile marcate ca nedeclarate in 394/cele care nu respecta structura de declarare. Aceasta sectiune contine informatii precum data facturii, liniile din factura, informatii partener, inclusiv adresa, conturile contabile alocate partenerului si liniilor din factura, pret unitar, cantitate, valoare neta, valoare TVA, coduri de taxa, etc. De asemenea, se trimite o codificare a facturilor, conform nomenclatorului de tipuri de facturi emise si primite, pus la dispozitie de ANAF. Implicit, la initializarea declaratiei, se vor asocia automat codurile:

- 380 – facturi pozitive;

- 381 – facturi negative;

- 751 – facturi din bon fiscal;

- 389 – facturi emise in nume beneficiar;

- Facturi de cumparare – vor fi preluate toate facturile de cumparare exceptie facand facturile marcate ca nedeclarate in 394/cele care nu respecta structura de declarare. Aceasta sectiune contine informatii precum data facturii, liniile din factura, informatii partener, inclusiv adresa, conturile contabile alocate partenerului si liniilor din factura, pret unitar, cantitate, valoare neta, valoare TVA, coduri de taxa, etc. Codurile alocate facturilor respecta aceeasi regula ca la facturile de vanzare.

- Incasari/plati – vor fi preluate toate operatiunile inregistrate in trezorerie (casa/banca/deconturi angajati), exceptie facand viramentele interne/previziunile/documentele care nu respecta structura de declarare. Aceasta sectiune cuprinde informatii despre idul tranzactiei, data, descriere, metoda de incasare/plata, liniile din tranzactie, cu detalii despre contul contabil, CustomerID/SupplierID, DebitCreditIndicator(se raporteaza D in cazul incasarilor si C in cazul platilor), informatii despre taxe, unde TaxType este obligatoriu pentru impozitele cu retinere la sursa.

Codificarea tipurilor de operatiuni se face in baza unui nomenclator, iar implicit alocarea codurilor este urmatarea:

- 01 – Numerar – toate operatiunile efectuate pe casa;

- 03 – Fara numerar – toate operatiunile efectuate pe banca;

- 99 – Instrument nedefinit – pentru decont operatiune cont contabil unde nu stim tipul operatiunii , casa/banca;

Transmiterea fisierului standard de control fiscal (SAF-T) / D406 se face dupa cum urmeaza:

• Lunar: contribuabilii inregistrati in scop de TVA cu raportare lunara;
• Trimestrial: contribuabilii inregistrati in scop de TVA cu raportare trimestriala si contribuabilii care nu sunt inregistrati in scop de TVA;
• Anual: pentru sectiunea Active – pentru toti contribuabilii, in functie de data de referinta, raportarea se face anual, in acelasi timp cu Situatiile Financiare.
• Valoare Zero: se va genera declaratia SAFT cu valori 0.

Pentru sectiunea Stocuri raportarea se face la cererea autoritatilor, avand minim 30 de zile la dispozitie pentru pregatire.

Initializare date SAF-T

Generare declaratie Anuala (active)

Declaratia anuala dedicata situatiei activelor companiei contine date reconciliabile cu informatiile din situatiile financiare anuale. Aceasta se poate genera din meniul SAF-T, la actionarea butonului  Initializare date SAF-T , care deschide forma cu urmatoarele campuri:

• Luna inceput si Luna sfarsit - implicit completate cu luna anterioara celei curente. Camprile sunt editabile, avand iconul ce deschide calendarul (din care se poate selecta luna). Pe camp exista si butonul x ce elimina valoarea completata;
• Tip declaratie - implicit completat cu tipul de declaratie Lunara. Campul este editabil, cu posibilitatea de a selecta o valoare din lookup-ul incarcat cu tipurile de declaratie: Lunara, Trimestriala, Anuala (active), La cerere(stocuri), Nerezidenti lunar, Nerezidenti trimestrial si Valoare zero.

Pentru a genera declaratia SAF-T anuala aferenta activelor, se va selecta Tip declaratie Anuala (active), iar pe campurile Luna inceput si Luna sfarsit se vor selecta prima, respectiv ultima luna din an. Spre exemplu, pentru exercitiul financiar 2024 se va completa perioada: Ianuarie 2024 - Decembrie 2024. Se actioneaza butonul  Ruleaza  pentru a incepe procesul de generare a declaratiei.

Daca declaratia a fost generata cu succes, se va afisa mesajul explicit:  a Declaratia a fost generata cu succes. 

In declaratia anuala (active) se afla urmatoarele sectiuni:

1. Informatii generale despre declarant – Date societate. In aceasta zona se aduc automat informatiile completate in forma deschisa de la butonul  Configurari . De asemenea, pe tab-uri se pot edita informatiile despre: societate, cont bancar, adresa, informatii de contact si structura fiscala. Grid-urile aferente acestor tab-uri permit editare la nivel de linie, precum si adaugare de inregistrari noi sau eliminarea acestora.

2. Conturi contabile balanta. Aceste informatii vor fi preluate automat din Balanta contabila.

3. Detalii active – Mijloace fixe. In Fisiere master pe tab-ul Mijloace fixe se vor aduce automat in declaratie informatii din SeniorERP, din Balanta mijlocului fix.

4. Tranzactii active. In Documente sursa se vor aduce tranzactiile pe active, preluate automat din Balanta mijlocului fix.

Toate grid-urile din declaratie permit exportul si importul de date. Dupa generarea declaratiei, datele se pot exporta in fisiere Excel pentru a fi ajustate/completate. Dupa finalizarea si verificarea fisierelor, acestea pot fi reimportate în declaratia generata. La import va fi afisat mesajul de atentionare: "Importul va sterge inregistrarile existente. Doriti sa continuati?" (mesajul apare doar daca exista inregistrari in grid). Dupa confirmare, se vor actualiza informatiile din grid cu cele importate. Daca utilizatorul nu confirma importul, actiunea de import se anuleaza.

Validari la generare

Similar declaratiei lunare, in cazul declaratiei anuale de active exista validari la generare ce fac urmatoarele verificari:

• Verificare conturi contabile fara asocieri in nomenclatorul de conturi ANAF.

Daca un cont este bifat pentru a fi folosit in SAFT, atunci se verifica daca acel cont are asociat un cod din nomenclatorul de plan de conturi contabile (disponibil in StateFormsWeb - meniul Nomenclatoare -> SAF-T -> Conturi Contabile). Daca nu exista asociere, validarea returneaza mesaj de forma: "Contul [X] nu are cod asociat."

• Verificare coduri catalog din catalogul privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor fixe.

Daca exista coduri in catalogul din ERP (Mijloace fixe/Catalog mijloace fixe) care nu coincid cu codurile din catalogul publicat de ANAF, se va afisa mesajul: "Codul de catalog [x] nu se afla in nomenclator. Consultati catalogul de active si asociati in meniul corespunzator." In acest caz, se va face asocierea acestora cu un cod specific accesand meniul Nomenclatoare -> SAFT -> Asocieri catalog active. Dupa efectuarea asocierilor, generarea declaratiei de active va fi posibila.

Daca exista informatii care nu se regasesc in Balanta mijlocului fix (spre exemplu terenurile nu au fost adaugate in SeniorERP in modulul de mijloace fixe) se vor exporta datele din declaratia generata si se vor face manual completarile necesare. Ulterior, fisierele pot fi reimportate in declaratia generata. Dupa ce au fost verificate sectiunile aferente declaratiei anuale de active, se poate exporta fisierul XML, accesand declaratia in curs (din Date societate -> butonul  Export XML ).

Rapoarte

Pentru verificarea datelor preluate in declaratie se pot genera rapoarte. Din declaratia generata se deschide pagina Date societate si se actioneaza butonul  Raport  ce deschide lista cu cele trei rapoarte disponibile:

• Active;
• Tranzactii Active;
• Conturi (similar cu cel din declaratia lunara).

Butonul Wizard

In meniul SAFT se poate utiliza wizard-ul SAFT care permite mai intai verificarea si editarea de informatii la nivel de nomenclatoare (conturi contabile, coduri ISO tari, coduri NC articole, unitati de masura, asocieri taxe, parteneri, verificare contabila) inainte de a genera declaratia SAFT.

La actionarea butonului Wizard (pozitionat langa butonul Initializare Date SAFT) se deschide pagina wizard-ului cu pasii ce trebuiesc parcursi pentru a genera declaratia SAF-T. Butonul este afisat doar daca utilizatorul logat are acordate drepturi pentru acesta.

Mai multe informatii despre wizard-ul SAF-T se pot vizualiza aici: Wizard SAF-T