Introducere SAF-T

Declaratia 406 este o raportare financiar-contabila, lunara sau trimestriala. Aceasta raportare standardizeaza transferul de informatii intre autoritatile fiscale si contribuabili. Totodata, D406 ofera autoritatilor accesul la date din evidenta contabila si fiscala ale contribuabililor, stocate si prelucrate in mediul electronic.

Informatia solicitata de catre autoritatile fiscale, prin intermediul declaratiei D406, acopera aproape intreaga contabilitate a unei societati.

In sectiunea B a declaratiei, unde sunt condensate toate informatiile contabile ale companiei pentru perioada de raportare, sunt 3 module:

Fisiere Master,
Inregistrari Contabile,
Documente Sursa.

Modulele Fisiere Master si Documente Sursa sunt impartite la randul lor in mai multe submodule, fiecare submodul avand informatii adiacente pe care contribuabilul trebuie sa le completeze.

Lista de informatii care vor fi transmise prin Declaratia informativa D406 lunara sau trimestriala:

Sectiunea Header (Antet) – informatii generale despre fisier, numele sistemului software care l-a generat, numele companiei pentru care a fost depus SAF-T;
Fisierele Master – aceasta sectiune contine subsectiuni precum:

- Conturi Contabile Registrul Jurnal – contine informatii despre conturile contabile din Registrul jurnal precum cont, descriere cont, tip cont, sold initial debitor/creditor, sold fnal debitor/creditor; in aceasta sectiune se vor prelua toate conturile contabile care au bifata optiunea Foloseste in SAF-T;

- Clienti – date de identificare(denumire, adresa, cod de inregistrare fiscala), cont contabil, soldul inițial si final debitor/creditor; in aceasta sectiune se vor prelua toti clientii activi cu sold sau rulaj in perioada de raportare din Balanta contabila cu subiect partener; clientul va avea alocat un cod generat pe baza unor reguli care vor fi detaliate in pasul “Parteneri”; acest cod va fi aocat peste tot in declaratie unde vor exista tranzactii pe client;

- Furnizori – date de identificare(denumire, adresa, cod de inregistrare fiscala), cont contabil, soldul inițial si final debitor/creditor; in aceasta sectiune se vor prelua toti furnizorii activi cu sold sau rulaj in perioada de raportare din Balanta contabila cu subiect partener;

- Tabela Taxe – contine informatii specifice despre taxe; in aceasta sectiune se vor prelua toate asocierile active de taxe;

- Tabela Unitatilor de Masura – contine detalii cu privire la unitatile de masura utilizate de contribuabil; in aceasta sectiune se vor prelua toate unitatile de masura asociate produselor cu miscari in luna;

- Produse – contine informatii precum cod produs, descriere, incadrare tarifara(Cod NC), unitate de masura; in aceasta sectiune se vor prelua toate produsele cu miscari in luna;

Inregistrari contabile – Registrul Jurnal – informatii referitoare la inregistrarile contabile, la nivel de tranzactie, numarul de identificare al tranzactiei, data, descrierea notei contabile, recordedid – nr de identificare al liniei tranzactiei, CustomerID/SupplierID (atunci cand nu sunt operatiuni legate de client / furnizor se raporteaza codul generat al contribuabilului raportor), contul contabil mapat conform nomenclatorului de conturi contabile pus la dispozitie de ANAF,informatii despre taxe si codificarea acestora acolo unde este cazul.
Documente Sursa – aceasta sectiune contine subsectiuni precum:

- Facturi de vanzare – vor fi preluate toate facturile de vanzare si facturile din bon fiscal, exceptie facand facturile marcate ca nedeclarate in 394/cele care nu respecta structura de declarare. Aceasta sectiune contine informatii precum data facturii, liniile din factura, informatii partener, inclusiv adresa, conturile contabile alocate partenerului si liniilor din factura, pret unitar, cantitate, valoare neta, valoare TVA, coduri de taxa, etc. De asemenea, se trimite o codificare a facturilor, conform nomenclatorului de tipuri de facturi emise si primite, pus la dispozitie de ANAF. Implicit, la initializarea declaratiei, se vor asocia automat codurile:

- 380 – facturi pozitive;

- 381 – facturi negative;

- 751 – facturi din bon fiscal;

- 389 – facturi emise in nume beneficiar;

- Facturi de cumparare – vor fi preluate toate facturile de cumparare exceptie facand facturile marcate ca nedeclarate in 394/cele care nu respecta structura de declarare. Aceasta sectiune contine informatii precum data facturii, liniile din factura, informatii partener, inclusiv adresa, conturile contabile alocate partenerului si liniilor din factura, pret unitar, cantitate, valoare neta, valoare TVA, coduri de taxa, etc. Codurile alocate facturilor respecta aceeasi regula ca la facturile de vanzare.

- Incasari/plati – vor fi preluate toate operatiunile inregistrate in trezorerie (casa/banca/deconturi angajati), exceptie facand viramentele interne/previziunile/documentele care nu respecta structura de declarare. Aceasta sectiune cuprinde informatii despre idul tranzactiei, data, descriere, metoda de incasare/plata, liniile din tranzactie, cu detalii despre contul contabil, CustomerID/SupplierID, DebitCreditIndicator(se raporteaza D in cazul incasarilor si C in cazul platilor), informatii despre taxe, unde TaxType este obligatoriu pentru impozitele cu retinere la sursa.

Codificarea tipurilor de operatiuni se face in baza unui nomenclator, iar implicit alocarea codurilor este urmatarea:

- 01 – Numerar – toate operatiunile efectuate pe casa;

- 03 – Fara numerar – toate operatiunile efectuate pe banca;

- 99 – Instrument nedefinit – pentru decont operatiune cont contabil unde nu stim tipul operatiunii , casa/banca;

Transmiterea fisierului standard de control fiscal (SAF-T) / D406 se face dupa cum urmeaza:

Lunar: contribuabilii inregistrati in scop de TVA cu raportare lunara;
Trimestrial: contribuabilii inregistrati in scop de TVA cu raportare trimestriala si contribuabilii care nu sunt inregistrati in scop de TVA;
Anual: pentru sectiunea Active – pentru toti contribuabilii, in functie de data de referinta, raportarea se face anual, in acelasi timp cu Situatiile Financiare.

Pentru sectiunea Stocuri raportarea se face la cererea autoritatilor, avand minim 30 de zile la dispozitie pentru pregatire.

Wizard SAFT

In meniul SAFT se poate utiliza wizard-ul SAFT care permite mai intai verificarea si editarea de informatii la nivel de nomenclatoare (conturi contabile, coduri ISO tari, coduri NC articole, unitati de masura, asocieri taxe, parteneri, verificare contabila) inainte de a genera declaratia SAFT.

La actionarea butonului Wizard din meniul SAF-T (pozitionat langa butonul Initializare Date SAFT) se deschide pagina wizard-ului cu pasii ce trebuiesc parcursi pentru a genera declaratia SAF-T. Butonul Wizard este afisat doar daca utilizatorul logat are acordate drepturi pentru acesta.

Dupa completarea de informatii in pagina Configurari, utilizatorul poate naviga liber intre pasii de verificare nomenclatoare (conturi contabile, tari,  articole, unitati de masura, parteneri) fara a finaliza editarea acestora, pana la pasul de verificare contabila.

Utilizatorul va fi informat despre validarile necesare la intrarea pe pasul respectiv. Spre exemplu, daca la pasul Conturi contabile o linie de cont contabil nu are asociat un cod, la intrarea pe acest pas se va afisa linia in grid cu acel cont, cu valoarea Eroare pe coloana Eroare si pe coloana Mesaj eroare: Codul X nu are cod asociat. Acelasi comportament va fi intalnit si la pasii Coduri NC articole si Unitati de masura.

Generarea declaratiei se va putea face doar dupa finalizarea tuturor verificarilor. Pe masura ce se fac modificari in pasii din wizard, entitatile modificate se vor salva in baza (spre exemplu, codul partenerului se salveaza in tabela de asocieri), asadar daca se intrerupe verificarea la generarea declaratiei, se poate relua procesul de verificare (utilizatorul trecand prin toti pasii), cu modificarile realizate anterior aplicate.

Daca se lucreaza pe isProduction = false, pasii Conturi contabile, Coduri ISO tari, Coduri NC articole, Unitati de masura, Asocieri taxe, si Parteneri sunt optionali, este permisa trecerea de la acei pasi nefinalizati catre pasul de verificare contabila. In acest caz, daca nu se completeaza informatii, la incercarea de a trece la pasul Verificare contabila se va afisa mesajul: "Pentru a continua trebuie ca toti pasii anteriori sa fie completati". Pentru aceste situatii in care este permisa trecerea la pasul Generare, daca anumiti pasi de verificare nu au fost finalizati, la actionarea butonului Generare in pagina se va incarca un grid cu numele validarii si mesajul erorii/erorilor intalnite la validare. De asemenea, se vor putea descarca erorile intalnite la validare actionand butonul Download. Spre exemplu: "X Validate SAFT custom codes" cu mesajul "Articolul Articol 331411 cu codul Articol 331411 nu are asociat codul NC."

Functionalitati pe grid-uri

Informatiile modificate la fiecare pas din wizard se vor actualiza automat. Daca spre exemplu se fac corectii pe un cod NC in grid-ul de la pasul Coduri NC articole, astfel incat codul articolului sa fie completat, informatia in grid se va actualiza in timp real, iar linia articolului va disparea din grid (ramanand doar cele ale caror coduri trebuiesc completate).

In grid-urile de la fiecare pas al wizard-ului, liniile incarcate se pot exporta in Excel. Se actioneaza icon-ul Exporta toate datele (de langa icon-ul Column chooser din dreapta-sus a grid-ului).  

Grid-urile permit sortare ascendenta/descendenta, resetare sortare, salvare layout (aspect), customizare grid si filtrare aditionala pe toate coloanele (folosindu-se bara de filtrare automata sau functionalitatea de construire filtre din stanga jos a grid-ului).

In grid-uri se aduc in mod implicit 20 de rezultate pe pagina, insa se poate seta sa se aduca 50, respectiv 100 rezultate in pagina (optiuni afisate sub grid, in stanga). Numarul paginilor este afisat sub grid (in dreapta).